作為一名經(jīng)理，你有50%的工作需要溝通。無論你是指導下屬，與上級溝通目前部門的業(yè)務(wù)和需求，或者是與你的伙伴商議如何才能更好地合作。有效的溝通方式可以使一切都變得不同。

你可能認為你的溝通能力是與生俱來的，不需經(jīng)過任何訓練。畢竟你從嬰兒開始就已經(jīng)能開口說話。但是你還是需要了解什么該做和不該做，以確保有效的溝通。溝通是一種由發(fā)出者向接收者傳遞信息的過程。重點往往在最后一步，經(jīng)理人應(yīng)當從接收信息者處得到反饋，以確保對方收到并理解信息。

三個事例

現(xiàn)在讓我們一起分享三位年輕經(jīng)理的經(jīng)歷。

第一個事例，約翰曾不下百次告訴員工：不希望他們在同一時間用餐休息，然而日復一日，每天12:30辦公室里始終無人。

瑪吉有她自己的問題。她認為自己已為升職做好準備，隨后她走進經(jīng)理的辦公室，告訴經(jīng)理為何她認為自己當之無愧。但是，后來她告訴一些朋友：“我從來沒有提過升職，因為我認為老板刻意回避和我的討論�！�

最后，讓我告訴你有關(guān)邁克爾的事例。簡單來說，有很多事令邁克爾心煩，當他打電話向我抱怨剛向助理大發(fā)雷霆時，我表示吃驚。上周他剛告訴我他的助理是多么迷人，而現(xiàn)在他正在考慮向其發(fā)出警告。一旦邁克爾冷靜下來，他告訴了我這一問題。邁克爾原打算一早將報告交給潛在客戶，而他的助理竟然仍未開始做�！拔疑现芫透嬖V她我今天需要這份報告”邁克爾怒氣沖沖地說，“可現(xiàn)在她聲稱我根本沒提過�！�

以上三個事例都有一個共同點：經(jīng)理人不約而同地指責對方的溝通問題。雖然許多時候，聽者未必用心在聽，但事實上保證員工正確地接收信息是經(jīng)理人的責任——所以他們失敗了。

究竟錯在哪里

三位經(jīng)理都沒有花時間和精力以了解或核查員工是否用心在聽。如果員工已經(jīng)處理好整個部門的緊要事務(wù)或者已向上級發(fā)出請求，他們或許有時間思考自己該說什么。但員工普遍認為這些指令或問題沒有理由與工作同等重要。他們需要學習如何清楚地溝通，無論在何時、為何事、與何人進行溝通時都應(yīng)具備影響力。

以下是管理人員都應(yīng)當知道的基本要點：

●  形勢所需時請直接表達，即把你的意思清楚地說出來。不要在措辭上歪曲你的信息，這樣會模糊或降低它的影響。
●  要有禮貌但果斷地提出要求或下達指示。你可以感謝員工所做的額外工作，但不必為此感到抱歉。
●  在溝通前花些時間想一想。你真正想說的是什么？你想表達怎樣的情感？哪些是你不想要表達的？你怎樣用語言清楚地與對方溝通？
●  確保適時的溝通。隨時歡迎贊美，但是要避免在下班前或周末前批評員工。最好在員工更容易接受的時間表達你的意見。
●  在你表態(tài)前確保自己了解所有的信息。你可以推遲討論或者首先提問以幫助你搜集所需的信息。

怎樣將這些要點用于上述三個事例呢？約翰抱怨說，他再三聲明員工不得在同一時間用餐，然而他并沒有清楚地說明這樣規(guī)定的原因。此外，約翰也沒有解釋為何這樣做很重要。他應(yīng)當為員工的行為負責，指示員工制作值班表，確保辦公室里始終有人能接聽來電。如果一些員工想要一同用餐，他可以建議輪流值班，使大家共同承擔接聽來電的責任。

在瑪吉的事例中，她應(yīng)當可以更好地為與老板的會談做準備。例如，如果她在會談時帶上過往兩年中，能表現(xiàn)其工作成果的一些文件，那么效果會更好�；蛘攥敿�在事前通知老板此次會談的目的，那她就不會受到傷害。即使她不能得到升職，老板也能知道她的愿望，或許在會談前會提出一個相互妥協(xié)的方法——甚至可能有獎金。

瑪吉應(yīng)在事前以最經(jīng)濟有效的方法提出自己的想法，而華麗虛飾的語言可能會失去聽眾的注意力。

邁克爾的問題并不像他想象的那樣簡單。一旦他冷靜下來，他發(fā)現(xiàn)他的助理已經(jīng)知道要完成報告，然而她正忙著另一位經(jīng)理西德交代的工作，所以無暇顧及。她曾告訴西德，邁克爾的報告需要優(yōu)先完成，而西德堅持優(yōu)先做他所下達的工作。邁克爾的工作不僅是處理一個潛在客戶的需求，更是在西德之前便將工作下達給琳達，所以他認為有理由和西德談?wù)�。在他這么做之前，我給了他一些建議。從邁克爾那里我了解到：西德是一個控制欲強的人，習慣讓他人做其不想做的事。西德經(jīng)常會用三種不同的方式實現(xiàn)：用情感脅迫，使同伴感到內(nèi)疚（例如：我讓琳達上周完成你下達的工作，我覺得你虧欠我），盡量忍受對方的再三要求或采取強硬態(tài)度。

我告訴邁克爾，有一種技巧叫做“破紀錄”。在告知西德不應(yīng)當干涉琳達的工作后，我告訴邁克爾應(yīng)該清楚地表明不希望再有類似事件發(fā)生。未來，西德應(yīng)該與邁克爾商量琳達的工作量后再向其下達工作。

西德表示抱歉之余試圖擺脫與邁克爾一起分配琳達的工作。我告訴邁克爾必須堅持到底。每當西德向邁克爾提出要求，表示不能以這種的模式工作時，邁克爾應(yīng)當回答“不”，而后重述西德的要求，共同商量如何安排琳達每周的工作以確保雙方得到平等的時間。例如： “不，我不認為這會花費我們太多時間，我們能做到這一點�！� “不，我希望我們能夠監(jiān)督琳達的工作量，而不是讓她陷于尷尬的境地，考慮優(yōu)先完成誰的工作。” “不，我不認為我們不能體會彼此工作的重要性，我們可以對她的時間做出合理的安排�！�

只要邁克爾冷靜而友好地說“不”，沒有表現(xiàn)出憤怒或者焦慮，西德便沒有理由提出異議，不然他將繼續(xù)壟斷琳達的工作時間。

這個事例的意義在于邁克爾為大家做了個很好的示范，同時為公司爭取到了客戶。隨后，琳達也被指派為他的全職助理。